兰州文理学院合同管理办法

发布者:马争朝发布时间:2020-03-30浏览次数:10

兰州文理学院合同管理办法

 

第一章  总则

第一条  为规范合同管理,严格合同责任,防范合同风险,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等法律法规以及《兰州文理学院章程》,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称合同,是指学校作为独立的民事主体在民事活动中,与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。

学校与职工签订的聘用合同和劳动合同,不适用本办法。

第三条  合同按照性质、重要程度和标的金额大小,分为一般合同和重大合同。

一般合同是指法律关系简单、标的金额较小的合同。

重大合同是指具有下列情形之一的合同:

(一)金额在30万元以上的重要设备、大宗物资采购、装饰装修、维修改造项目、购买第三方服务、科研和社会服务合同;金额在400万元以上的重大基本建设项目;

(二)涉外合同,即与国(境)外的自然人、法人或其他组织签订的合同;

(三)法律关系复杂或对学校有重大影响的合同。

第四条  本办法所称合同管理,是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度,对合同起草、审查、订立、履行、信息管理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。

第五条  学校合同管理遵循防范风险和责权利相统一原则,统一指导、归口管理、各负其责。

学校各二级单位和个人,应熟悉职责范围内与合同相关的法律法规,在合同管理的各个环节,严格履行职责,维护学校权益。

第六条 学校不得签订经济担保合同,未经批准不得签订投资合同和借贷合同。

严禁未经授权,擅自以学校名义对外签订合同。

严禁倒签合同。倒签合同是指在合同签订生效之前已经开始实际履行,在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

第二章  合同管理机构及其职责

第七条  学校办公室统一指导学校合同管理事务,主要职责包括:

(一)拟订和完善学校合同管理的基本规章制度;

(二)提请学校法律顾问对合同文本进行法律审查并出具法律意见;

(三)对各二级单位合同管理事务提供法律咨询服务;

(四)代表学校处理因合同纠纷而产生的仲裁或诉讼案件。

第八条 学校职能部门为合同归口管理部门。合同归口管理部门对职责范围内所涉合同事务进行归口管理,主要职责包括:

(一)审核合同内容的真实性、可行性;

(二)审核合同相对方的主体资格和资信状况;

(三)对合同文本进行业务审查;

(四)督促合同承办单位严格执行合同;

(五)负责管理职责范围内合同资料的归档和保管工作。

合同归口管理部门的主要负责人为合同管理责任人。合同归口管理部门应指定专人作为合同管理人员。

第九条  各二级单位按照合同内容,为相应合同的承办单位,主要职责包括:

(一)申请学校法定代表人授权,办理合同授权委托书;

(二)组织论证合同内容的真实性、可行性;

(三)查证合同相对方的主体资格和资信状况;

(四)与合同相对方进行谈判、协商,起草合同文本;

(五)在授权范围内,与合同相对方订立合同;

(六)根据学校相关要求,将合同文本及资料提交归口管理部门、审计部门、法律顾问审查,涉外合同或对学校有重大影响的合同,须提交校长办公会或党委会审定;

(七)履行合同义务,监控合同相对方严格履行合同;

(八)合同承办单位主要负责人是合同建设项目的责任人,对合同内容真实性、可行性和建设质量负有直接责任;

(九)妥善处理合同纠纷;

(十)负责本单位合同资料的备案和保管工作。

第三章  合同的起草

第十条  学校对外发生经济行为,除即时结清或按规定可不签订合同外,应当订立书面合同,明确双方权利义务。

书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。

第十一条  合同起草前,合同承办单位和承办人应从维护学校利益出发,就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。

对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判,必要时可聘请外部专家参与相关工作。

第十二条 合同内容应包括法律法规规定的必要条款,如当事人的名称或者姓名和住所,标的及其内容、质量要求,价款或者报酬,履行期限、地点和方式,违约责任,解决争议的方法等。

第十三条  合同有国家和地方示范文本的,应直接采用该文本。没有示范文本的,合同双方应共同协商确定文本。

第四章  合同的审查

第十四条 合同订立前,合同承办单位在对合同文本进行初步审查之后,根据合同归口管理部门的要求,将合同文本提交业务审查。合同归口管理部门应从以下几方面对合同文本进行业务审查:

(一)合同主体是否适格;

(二)合同内容是否符合学校利益;

(三)合同内容是否真实可行、达到指标要求;

(四)合同内容是否符合法律法规;

(五)合同条款是否齐备、合理。

第十五条  合同订立前,合同承办单位应将合同文本及归口管理部门对于合同文本的业务审查意见送交学校办公室进行法律审查。涉外合同须提供中文及英文两种文本。

第十六条  重大合同订立前须经归口管理部门及财务部门、审计部门联合审查,联合审查通过召开专题会议商讨或会签的方式进行,审查应在5个工作日内完成,审查结果报分管校领导审批,同时将合同与审查结果报纪委、监察专员办公室和学校办公室备案。

第十七条  审计部门应当依据审计法及相关法律法规和学校有关规定对应审计的合同进行审计审查。

第十八条  学校办公室应在收到送审材料后5个工作日内提请法律顾问完成审查,由法律顾问作出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论,并出具法律意见书。遇重大事项或其他特殊情况,可适当延长审查期限。

第五章  合同的订立

第十九条  订立合同前,合同承办单位和承办人应充分了解合同相对方的主体资格、资质证明、信用状况、执行能力等有关内容,确保其具备履约能力,并认真核实合同相对方订立人的身份和代理权限。

第二十条 根据国家法律法规和学校相关规定,合同订立前须经过如招投标等其他程序的,应先履行相应程序。

第二十一条  合同由学校法定代表人订立,也可授权委托分管联系校领导或合同承办单位主要负责人订立。

未取得学校法定代表人的授权委托,学校任何二级单位或个人不得擅自以学校名义或本单位名义对外订立合同。

第二十二条  授权委托采取书面形式,由学校法定代表人签发。授权委托书应载明代理人的姓名、委托事项、权限和期限。

授权委托书由学校办公室负责管理,并建立登记台帐。

第二十三条  合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,应当履行相应程序。

第二十四条  合同用印原则上应使用兰州文理学院合同专用章。合同专用章由学校办公室负责管理,并由专人妥善保管和使用。

第六章  合同的履行

第二十五条  合同生效后,即具有法律约束力。合同承办单位应当遵循诚实信用原则,严格履行合同义务,敦促合同相对方积极履行合同,确保合同全面有效履行。

第二十六条  财务部门办理结算业务并进行账务处理时,应审核合同有关付款条款,按照合同约定付款。应订立书面合同而未订立或未按合同条款履约的,财务部门不得付款。

第二十七条 合同履行过程中,因政策调整、市场变化及其他客观因素,已经或可能导致学校利益受损,合同承办单位应当立即采取相应措施,按规定程序及时向合同归口管理部门和学校有关负责人报告,按照规定权限和程序办理合同补充、变更或解除事宜,以将损失降到最低。

补充、变更的合同视同新合同,需重新履行相应的合同管理程序。

第二十八条 合同履行过程中发生纠纷,合同承办单位应及时妥善处理。处理时应先协商解决,经协商无法解决的,应当根据合同的约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第二十九条  合同履行完毕,合同承办单位应当及时向合同归口管理部门报告合同的履行情况及结果。

第七章  合同的信息管理

第三十条  学校相关单位和个人应当做好合同信息安全保密工作。未经批准,任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。

第三十一条  合同承办单位和合同归口管理部门应当做好合同登记管理工作,建立合同文本统一分类和连续编号制度,及时编制《兰州文理学院合同登记汇总表》,记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同履行及违约情况、补充、变更和解除等事项,并于每年年末将《兰州文理学院合同登记汇总表》交学校办公室备案。

归口管理部门按以下规则对合同进行编号:

(一)一级编码:根据兰州文理学院的简称兰文理的第一个声母表示为:LWL

(二)二级编码:根据部门名称分别编写代码,由两到四个汉语拼音第一个声母表示为:教务、科技、人事、财务、发规、审计、后勤、国资、基建、招标、信息、图书、国际、宣传、组织、工会、团委、学生、保卫、学报、继教院等,编号代码分别为JWKJRSCWFGSJHQGZJJZBXXTSGJXCZZGHTWXSBWXBJJY,其他部门依照此规编码;

(三)三级编码:根据合同签订年份用四位阿拉伯数字编号;

(四)四级编码:根据合同签订先后顺序用三位阿拉伯数字连续编流水号;

(五)编码举例:如学校教务处2020年签订的第一份合同,其合同编码为:LWL-JW-2020-001

第三十二条  合同归口管理部门应当定期整理合同档案。合同档案包括合同原件、订立和履行过程中的相关资料。

合同归口管理部门应当根据学校档案管理的要求,每年年底将合同档案及时移交学校档案馆保管。

第三十三条  合同归口管理部门和合同承办单位应当于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行汇总并分析评估,对分析评估中发现的问题与不足及时改进。

第八章  责任追究

第三十四条 未经学校法定代表人授权擅自对外签订合同,或超越授权范围对外签订合同,给学校造成损失的,由当事人按实际损失承担赔偿责任,学校根据其情节给予相应的处分。

第三十五条 相关单位和个人在订立、履行合同中发生失职、渎职或以权谋私等行为的,学校依据国家法律法规和学校相关规定追究当事人责任。

第三十六条  对于相关单位和个人,在合同管理的各个环节发生其他违反国家法律法规和学校相关规定的行为,学校将根据情节追究其相应责任。

第三十七条  违反合同管理规定,涉嫌犯罪的,依法移送司法机关追究其刑事责任。

第九章  附则

第三十八条  学校设立的法人单位参照本办法管理合同事务。

第三十九条  本办法由学校办公室负责解释。

    第四十条  本办法自发布之日起施行。